Por uma comunicação mais fluída e segura

Nos últimos anos, tornou-se visível a necessidade de reestruturar o portal institucional da UFABC, cujo modelo atual data de 2009. O crescimento da instituição trouxe novos desafios para esse canal e uma necessidade de melhoria na comunicação entre a Universidade e seus diversos públicos. Ainda que as limitações orçamentárias impedissem a contratação de empresa especializada para a concepção de um projeto robusto de um novo portal, verificou-se a necessidade iminente de propor melhorias substanciais ao atual, visto que se trata de uma das mais importantes ferramentas informativas da instituição.

Além disso, em 2014 a Secretaria de Comunicação Social da Presidência da República (SECOM) publicou uma Instrução Normativa visando padronizar a implantação e a gestão da Identidade Padrão de Comunicação Digital dos órgãos do Poder Executivo Federal.

A experiência como usuários e a busca por referências em portais de órgãos públicos e de outras instituições federais de ensino superior, mostrou que um primeiro e grande equívoco estava no modo em que os menus estão organizados, seguindo a estrutura do organograma institucional e não a arquitetura de informação com foco no acesso dos usuários. Além disso, o portal não respeitava requisitos mínimos de acessibilidade, tão importante para uma instituição que se propõe inclusiva.

Por isso, desde o início do ano a Universidade realizou, via Assessoria de Comunicação e Imprensa, um intenso trabalho para alinhar a necessidade de uma melhor comunicação da UFABC, com as instruções normativas apresentadas pela SECOM.

Foram meses de estudos a fim de identificar pontos importantes a serem considerados no portal reformulado, visando apresentar um projeto mais próximo possível do ideal. Algumas das análises realizadas foram:

• Levantamento dos conteúdos mais acessados no portal atual da UFABC. Essa análise possibilitou mapear quais conteúdos eram mais procurados, para que, posteriormente, fossem considerados como conteúdos estratégicos e, consequentemente, estivessem mais acessíveis.
• Análise das vias de acesso às principais páginas da UFABC. Foram analisadas quatro principais vias de entrada: direta/favorita (usuário digita o endereço no browser ou deixa na sua barra de favoritos); Google; página oficial da UFABC e Facebook. Esse levantamento apontou qual o caminho que os usuários utilizam hoje na busca por informações.
• A origem de acesso por dispositivos variados. Com essa análise, foi possível identificar que, ainda que o acesso principal ainda seja via desktop, o aumento do acesso mobile nos últimos anos é bastante representativo, o que aponta para a necessidade de um portal responsivo (ideal para acesso via dispositivos móveis).
• A análise benchmarking (onde o portal da UFABC foi comparado a outros) com outras 14 universidades federais permitiu identificar padrões de “arquitetura da informação” utilizados por algumas das mais antigas universidades, como também pelas mais novas que passaram recentemente pelo trabalho de construção de seus portais institucionais.
• Análise das demandas por informações recebidas via canais como Fale Conosco. Essa ação permitiu identificar quais conteúdos não eram encontrados.

Para realizar o trabalho foram feitas ainda consultas a professores com conhecimento em desenvolvimento de portais. O estudo se beneficiou também de trabalhos produzidos por alunos para a disciplina ”Estratégicas de Comunicação Organizacional”, com análises críticas e propostas de melhorias aos canais de comunicação institucionais.

O resultado do trabalho será apresentado à comunidade na próxima semana, dia 24, e trará como benefícios diretos:

• Adequação do portal para dispositivos móveis;
• Adoção de elementos de acessibilidade, em consonância com o projeto inclusivo da UFABC;
• Exploração de conteúdos multimídias e elementos visuais, tornando o portal mais agradável, atrativo e interativo;
• Disposição das informações por assuntos de interesse do público externo e não pelo organograma institucional;
• Maior espaço para divulgação científica da UFABC;
• Portal mais seguro, com versão sempre atualizada do CMS, evitando possíveis vulnerabilidades;
• Gestão de conteúdo descentralizada;
• Fácil adequação a mudanças de templates;
• Categorização de notícias de acordo com os 4 I’s institucionais (inovação, internacionalização, interdisciplinaridade e inclusão).

A migração total do conteúdo dos 10 anos da UFABC, disponíveis no portal atual, será realizada nos próximos meses, com previsão para conclusão em novembro de 2017. Além disso, a Assessoria de Comunicação e Imprensa oferecerá consultoria para as áreas no desenvolvimento ou reestruturação dos seus sites para adequação ao Portal Padrão e à identidade visual da instituição. Em um primeiro momento, os sites externos alocados no portal institucional não serão obrigados a adotar o novo layout, porém deverão manter em suas páginas link direto para o portal institucional.

Como toda a Universidade, o projeto apresentado será dinâmico e deverá evoluir na medida em que identificarmos possibilidades de melhorias. Para isso, contamos com a sua participação na avaliação e comunicação da sua percepção por meio de link disponível no próprio site.

Klaus Capelle
Reitor