Metodologia

Processo de gerenciamento do PDTI

PREPARAÇÃO

A fase de Preparação representa o início do projeto de elaboração do PDTI.

O projeto inicia-se com o Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação - CETIC definindo a abrangência e o período do PDTI e indicando a equipe de elaboração do PDTI. Essa indicação é formalizada por meio de Portaria de designação.

Em seguida, são conduzidas as atividades de definição da metodologia de elaboração do PDTI, identificação dos documentos de referência e princípios e diretrizes, as quais compõem uma proposta de Plano de Trabalho a ser aprovada pelo CETIC ao final da fase.
Portanto, essa fase reúne aspectos decisórios de caráter superior, aprovação de documentos e atividades diretamente voltadas à elaboração do Plano de Trabalho, o qual orientará a condução da elaboração do PDTI.

Os processos que compõem a Fase 1 – Preparação são:

• Definir a abrangência e o período do PDTI;
• Definir a equipe de elaboração do PDTI;
• Descrever a metodologia de elaboração do PDTI;
• Identificar e reunir os documentos de referência;
• Identificar Estratégias da Organização;
• Identificar princípios e diretrizes;
• Elaborar o plano de trabalho do PDTI (PT-PDTI);
• Aprovar o plano de trabalho do PDTI;

DIAGNÓSTICO

Essa fase caracteriza-se por buscar compreender a situação atual da TI na organização para, em consonância com esse quadro, identificar as necessidades (problemas ou oportunidades) que se espera resolver.
Para isso, contempla processos relacionados a análise do planejamento anterior, análise estratégica e levantamento de necessidades. A análise do planejamento anterior visa avaliar a situação das ações anteriormente planejadas: se estão em andamento, se foram canceladas, se já foram realizadas ou se há necessidade de realinhá-las aos objetivos do órgão e da TI. A análise estratégica é realizada para posicionar a TI do órgão no seu contexto organizacional. O levantamento de necessidades parte daquelas relacionadas à informação e se desdobra em todas as outras associadas à TI: serviços, infraestrutura, contratações e pessoal de TI. Dentro desta etapa, foram realizados os levantamentos de necessidade – áreas da Universidade e Alunos,  e a avaliação da TI atual.

Os principais processos que compõem a fase de diagnóstico são:

• Avaliar os resultados Planejamento de TI anterior;
• Analisar o Referencial Estratégico da área de TI;
• Analisar a Organização da TI;
• Realizar Análise SWOT da TI;
• Identificar Necessidades de Informação;
• Identificar Necessidades de Serviços de TI;
• Identificar Necessidades de Infraestrutura de TI;
• Identificar Necessidades de Contratação de TI;
• Identificar Necessidades de Pessoal de TI;
• Consolidar o Inventário de necessidades;
• Alinhar as Necessidades de TI às Estratégias da Organização;
• Aprovar o Inventário de Necessidades;

PLANEJAMENTO

Depois do diagnóstico, onde é analisada a situação atual da TI na organização e identificadas as necessidades de TI, inicia-se a próxima fase do processo: a fase de planejamento.

Essa fase caracteriza-se por planejar o atendimento das necessidades, estabelecendo os planos e as ações adequados para o alcance dos objetivos esperados. Para isso, contempla processos relacionados à priorização das necessidades e planejamento de metas e ações, abrangendo aspectos de pessoal, orçamentários e riscos.

Um dos principais documentos produzidos nessa fase, e muito importante para todo o processo de elaboração do PDTI, é o Plano de Metas e Ações.
Ao final dessa fase, a minuta do PDTI é consolidada pela equipe de elaboração do PDTI, aprovada pelo CETIC e publicada.

Na fase de planejamento, a execução de grande parte dos processos compete à equipe de elaboração do PDTI – GT. O CETIC também atua, porém especificamente para realizar a atualização dos critérios de priorização e de aceitação de riscos, para a aprovação dos planos, e, por fim, para a aprovação da Minuta do PDTI.

Os principais processos que compõem a fase de planejamento são:

• Atualizar critérios de priorização;
• Priorizar as necessidades inventariadas;
• Definir metas e ações;
• Planejar a execução das ações;
• Planejar ações de pessoal;
• Planejar Investimentos e Custeio;
• Consolidar a Proposta Orçamentária da TI;
• Aprovar os Planos Específicos;
• Atualizar critérios de aceitação de riscos;
• Planejar o gerenciamento de riscos;
• Identificar os fatores críticos para a implantação do PDTI;
• Consolidar a Minuta do PDTI;
• Aprovar a Minuta do PDTI;
• Publicar o PDTI.

ACOMPANHAMENTO

O Processo de Acompanhamento do PDTI consiste em auxiliar a gestão e a governança de TIC com foco na mensuração do desempenho da TIC organizacional. Essa mensuração visa monitorar e avaliar a implementação das ações, o uso dos recursos e a entrega dos serviços, com o objetivo de atender às estratégias e aos objetivos institucionais, possibilitando a adoção de procedimentos que orientem a atuação dos atores responsáveis pela execução do PDTI, no sentido de maximizar a possibilidade de se alcançar as metas planejadas com maiores eficiência e eficácia.

Os subprocessos que compõem o acompanhamento do PDTI são:

• Planejamento
• Execução
• Monitoramento
• Avaliação Intermediária
• Avaliação Final

As atividades que compõem o Planejamento do Acompanhamento são:

• Definir a responsabilidade pelo acompanhamento;
• Planejar a execução;
• Planejar o monitoramento;
• Planejar a avaliação;
• Consolidar o Plano de Acompanhamento do PDTI; e
• Aprovar o Plano de Acompanhamento do PDTI.

As atividades que compõem o monitoramento são:

• Analisar informações de monitoramento;
• Consolidar informações de monitoramento.

As atividades que compõem a Avaliação Intermediária são:

• Consolidar os resultados;
• Verificar o alcance dos objetivos / necessidades;
• Avaliar resultados intermediários.

As atividades que compõem a Avaliação final são:

• Coletar e consolidar indicadores finais;
• Analisar resultados finais;
• Aprovar o Relatório de Resultados do PDTI (preliminar); e
• Aprovar o Relatório de Resultados do PDTI (final).