Registro Eletrônico de Frequência

Apresentação	Passo-a-Passo	Manuais	Suporte e Dúvidas

Apresentação

• A Superintendência de Gestão de Pessoas - SUGEPE, por meio da Portaria n° 2508/2022/REIT/UFABC e respectivo anexo, publicados no Boletim de Serviço nº 1147, de 31/05/2022, disponibiliza novas formas de aferir a frequência de seus servidores e estagiários a partir de 01/06/2022. O referido normativo foi atualizado em 12/07/2022, no qual foi alterado seu período de adaptação, conforme PORTARIA Nº 2591/2022.
• O registro de frequência será efetuado pelo próprio servidor e estagiário por meio eletrônico disponibilizado pelo Sistema Integrado de Gestão (SIG), módulo SIGRH.
• O controle da frequência será exercido pelas chefias imediatas e gerenciado pela Superintendência de Gestão de Pessoas (SUGEPE) observando a legislação vigente, os regulamentos e normas estabelecidos pelo Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal (SIPEC) e o disposto pela Portaria n° 2508/2022/REIT/UFABC e seu Anexo.
• Esta página descreve como se dá o uso do módulo de frequência eletrônica e visa organizar, por meio de manuais, suas operações. Ao final, é possível encontrar os canais de suporte.
  
  

Passo a Passo 

ÍNDICE:

1. Turno de Trabalho da Unidade e do Horário de Trabalho do Servidor em Sistema
2. Ocorrências de Ausências, Licenças e Afastamentos Amparados por Lei
3. Ocorrências concomitantes (simultâneas) ou não à jornada diária
4. Declarações de Comparecimento
5. Horários Especiais e GECC (Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso)
6. Adicional Noturno
7. Intervalo para Refeição
8. Recessos autorizados pelo Órgão Central do Sipec (Ministério da Economia)
9. Abono Chefia
10. Homologações
11. Do direito à revisão da frequência
12. Das responsabilidades técnicas do sistema
 

• Informações Importantes:
  • Servidores/estagiários deverão acompanhar os manuais disponíveis, especialmente os manuais "Registro do Ponto (horários de expediente)" e Cadastro de Ocorrência Participantes PGD.
  • O cadastro de ocorrência PGD - Registro de Comparecimento somente poderá ser registrado das dependências da UFABC.
  • O registro de horários de entrada no expediente, saída/retorno do intervalo para refeição e saída do expediente somente poderão ser registradas dentro do mesmo dia (até as 23h59min).
  • Visite os manuais operacionais a respeito.

1. Turno de Trabalho da Unidade e do Horário de Trabalho do Servidor em Sistema

• O cadastro do turno de trabalho da unidade adnimistrativa (horário de funcionamento) deverá ser inserido no sistema pela chefia imediata a partir de 01/07/2022.
• Após a definição do turno a que se refere o item anterior, o próprio servidor deverá cadastrar no sistema o seu ‘horário de trabalho’ habitual, conforme acordado com a chefia imediata, seguindo as instruções do manual "Cadastro de horário de trabalho para homologação da chefia".
• O ‘horário de trabalho’ do servidor somente passará a ser oficial a partir da homologação pela sua chefia imediata no SIGRH.
• Casos em que o servidor esteja impedido de registrar no sistema seu ‘horário de trabalho’, ou por decisão da própria área, caberá à sua chefia imediata tal incumbência.
• Os trâmites para a inserção do ‘horário de trabalho da unidade’ e do ‘horário de trabalho do servidor’ no sistema SIGRH estão disponivéis nos manuais operacionais (clique aqui).

2. Ocorrências de Ausências, Licenças e Afastamentos Amparados por Lei 

• Além do registros (e formas) citados no item anterior (3), o SIGRH apresentará registros específicos quanto às ausências, licenças e afastamentos amparados por lei.
• O servidor que estiver enquadrado em alguma situação de ausência, licença e afastamentos amparado por lei, deverá selecioná-lo dentro das opções apresentadas pelo sistema e de acordo com seu vínculo:

- Ocorrências com início "RJU" (Servidores estatutários - Lei nº 8.112/90)

- Ocorrências com início "CDT" (Contratados - Lei nº 8.745/93)

- Ocorrências com início Estagiário (Estagiários remunerados)

• O lançamento de ocorrências de ausências, licenças e afastamentos amparados por lei no SIGRH não dispensa outras providências, eletrônicas ou físicas, previstas por sistemas governamentais ou internos à UFABC. Nestes casos, o servidor e chefia imediata deverão sempre estar atentos aos procedimentos descritos no Manual do Servidor (Portal do Servidor).
• Ausências, licenças e afastamentos não elencados no SIGRH serão analisados pontualmente pela SUGEPE, mediante caso concreto.
• Para os períodos de férias já homologados no SIGRH não é necessária nenhuma ação de registro de ocorrência.

3. Ocorrências concomitantes (simultâneas) ao PGD ou ao registro de ponto

• O sistema permite ao usuário mais de uma ocorrência quando em PGD, ou ainda registros de ocorrências juntamente com as marcações do ponto, quando de situações previstas em lei que precisem ser justificadas durante o expediente. Exemplos:

1- RJU - MESTRADO / DOUTORADO - AÇÃO DE DESENV EM SERV - HORAS
2- RJU - DECLARAÇÃO DE COMPARECIMENTO
3- PGD - TELETRABALHO PARCIAL

• Exemplo: os servidores em dedicação de horas para participação em “PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO STRICTO SENSU NO PAÍS SIMULTANEAMENTE AO EXERCÍCIO DO CARGO” (art. 51 da Portaria n° 183/2020), devem utilizar, quando em PGD, a ocorrência PGD - TELETRABALHO PARCIAL concomitante à ocorrência “RJU - MESTRADO / DOUTORADO - AÇÃO DE DESENV EM SERV - HORAS” OU, os servidores não participantes do PGD, devem registrar seu ponto no sistema com o total de horas trabalhadas simultâneo a ocorrência RJU - MESTRADO / DOUTORADO - AÇÃO DE DESENV EM SERV - HORAS, totalizando sua jornada de trabalho. Para as demais situações, verificar os itens correspondentes em seus manuais específicos.
• Lembrando que qualquer lançamento de ocorrências ou ausências concomitantes à jornada diária, licenças e afastamentos amparados por lei no SIGRH não dispensa outras providências, eletrônicas ou físicas, previstas por sistemas governamentais ou internos à UFABC. Nestes casos, o servidor e chefia imediata deverão sempre estar atentos aos procedimentos descritos no Manual do Servidor (Portal do Servidor).

4. Declarações de Comparecimento 

• Nos limites trazidos pelo § 3º do Art. 13 da Instrução Normativa nº 02/2018/ME, ficam dispensadas de compensação, para fins de cumprimento da jornada diária, as ausências para comparecimento do servidor público, de seu dependente ou familiar, às consultas médicas, odontológicas e realização de exames em estabelecimento de saúde.
• As Declarações de Comparecimento deverão ser inseridas no sistema eletrônico de frequência por meio de ocorrência específica e anexadas digitalmente na plataforma para fins da devida homologação, obedecendo às datas estabelecidas pelo cronograma mensal de frequência.
• Os procedimentos e condições a que se referem os itens anteriores observarão as orientações legais e as emitidas pela SUGEPE, segundo seu manual específico.

• Para a dispensa de compensação, incluído o período de deslocamento, deverão ser observados os seguintes limites:

  I - 54 (cinquenta e quatro) horas no ano, para os servidores públicos submetidos à jornada de trabalho de 8 (oito) horas diárias;;

  II - 43 (quarenta e três) horas no ano, para os servidores públicos submetidos à jornada de trabalho de 6 (seis) horas diárias; e

  III - 32 (trinta e duas) horas no ano, para os servidores públicos submetidos à jornada de trabalho de 4 (quatro) horas diárias.

• Caberá às chefias imediatas o gerenciamento dos limites legais e normas estabelecidas para a ocorrência DECLARAÇÕES DE COMPARECIMENTO.
  
  

5. Horários Especiais e GECC (Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso) 

• O 'horário(s) especial' é autorizado na forma da lei e compreende as seguintes situações:
  • servidor estudante (na qual há a possiblidade de flexibilização da jornada, mas não a redução);
  • servidor com deficiência ou que tenha cônjuge, filho ou dependente com deficiência (na qual é possível a redução de jornada, mediante análise técnica).
• No caso do servidor estudante, os próprios servidores e chefias poderão utilizar o recurso do SIGRH para viabilizar a flexibilização de jornada no sistema. Para tanto, consulte o manual "Cadastro de Horário Especial - Servidor Estudante". O manual que contempla as orientações legais emitidas pela SUGEPE sobre o tema é o disponibilizado no Portal do Servidor (clique aqui).
• No caso do servidor com deficiência ou que tenha cônjuge, filho ou dependente com deficiência, o(a) interessado(a) deve observar o que dispõe o manual a respeito (clique aqui). Havendo concessão pela equipe técnica de saúde, a SUGEPE providenciará a alteração da jornada no SIGRH.

• Também será concedido horário especial, vinculado à compensação de horário a ser efetivada no prazo de até 1 (um) ano, ao servidor que desempenhe atividades, no horário de trabalho, sujeitas à percepção da Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso - GECC.
• Para autorização de realização de atividade com pagamento de Gratificação por Encargo de Curso ou Concurso, visite o manual a respeito (clique aqui)

• Após autorizada, o servidor deverá entrar em contato com a SUGEPE (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.) para cadastro da compensação de horas em sistema.
  
  

6. Adicional Noturno

• O adicional noturno implicará no pagamento adicional de 25% sobre o valor da hora diurna ao serviço prestado entre 22h de um dia e 05h do dia seguinte.
• Cabe à chefia imediata do servidor o cadastro prévio em sistema do horário de trabalho que envolva habitualmente o adicional noturno.
• Atenção: o trabalho noturno não habitual (aquele não previsto no horário do servidor) deverá ser comunicado à SUGEPE pela chefia imediata do servidor, concomitantemente à homologação da frequência no sistema, ou seja, até o 5° dia útil do mês subsequente ao da ocorrência, conforme respectivo procedimento disponível no Portal do Servidor.
• No caso do item anterior, a chefia deverá reunir todas as situações de trabalho noturno 'não habitual' em documento do tipo "Ofício", sendo direcionado à área de frequência da SUGEPE.
  
  

7. Intervalo para Refeição 

• Os horários de início e término do intervalo para refeição serão os homologados pela chefia imediata no SIGRH, respeitados os limites mínimo de 1 (uma) hora e máximo de 3 (três) horas.
• O registro do intervalo para refeição ocorrerá a partir de 01/09/2022, e observará o seguinte:
  • Recomenda-se que  parcela de trabalho para início do intervalo de refeições seja de no mínimo 2 horas e que esta não exceda 4 horas.
  • É vedado o fracionamento do intervalo de refeição.
  • O intervalo é obrigatório aos servidores públicos que se submetam à jornada de 8 (oito) horas diárias.
  • O registro do horário de saída para refeição e do retorno ao trabalho É OBRIGATÓRIO e deverá ser registrado no controle eletrônico de frequência.
  • No caso de esquecimento ou outra intercorrência que impeça o servidor de registrar corretamente o horário para refeição, o sistema descontará automaticamente o tempo mínimo (uma hora) de intervalo de sua jornada diária. ATENÇÃO: este recurso é destinado apenas para casos excepcionais - ELE NÃO DEVE SER UTILIZADO COMO FORMA HABITUAL DE REGISTRO DO HORÁRIO DE REFEIÇÃO.
• O servidor em jornada inferior a 8 horas diárias, exceto aqueles em regime de turnos, poderá optar pelo intervalo para refeição desde que este seja habitual e esteja cadastrado em seu "horário de trabalho".
• Os servidores investidos em regime de turnos ou escalas, com jornada de seis horas diárias e carga horária de trinta horas semanais deverão dispensar o intervalo para refeições.
• Para fins de ajustes de horário de refeição (parametrização de sistema pela SUGEPE), na hipótese de substituição eventual de cargo ou função comissionada e consequente alteração do regime de turnos ou escalas (30 horas) para regime de dedicação integral (40 horas), caberá à chefia imediata substituída, ou na impossibilidade desta, à autoridade superior, comunicar à SUGEPE, por meio de e-mail, o período de substituição, pois, neste caso, a Divisão de Acompanhamento Funcional fará o ajuste da jornada do servidor substituto. 
• O intervalo para refeição não será considerado no cômputo das horas da jornada de trabalho do servidor e não poderá ser utilizado para compensação de jornada, inclusive quando decorrente de atrasos, ausências e saídas antecipadas.

8. Recessos autorizados pelo Órgão Central do Sipec (Ministério da Economia) 

• SIPEC é Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal, tendo como Órgão Central o Ministério da Economia.
• A forma de registro e homologação de eventuais RECESSOS AUTORIZADOS PELO ÓRGÃO CENTRAL DO SIPEC serão divulgados oportunamente pela SUGEPE a cada ano.
• Utilização e Reposição do Recesso do Final de Ano 2024/2025 

9. Abono Chefia

• Eventuais atrasos, saídas antecipadas ou outras situações que impeçam o registro eletrônico da frequência no dia trabalhado, decorrentes de interesse do serviço, poderão ser abonadas pela chefia imediata do servidor.
• É vedada a utilização da ocorrência 'ABONO CHEFIA' para situações motivadas por razões pessoais.

10. Homologações 

• As homologações do registro eletrônico de frequência referem-se às confirmações em sistema pela chefia imediata, ou seu substituto devidamente designado, relativas aos apontamentos e ocorrências de ausências, licenças e afastamentos amparados por lei, executados dentro de período disponível em calendário fixado no próprio sistema, e ocorrerá em três etapas: 
  • Primeira Etapa: Homologação de ocorrências - refere-se à confirmação/autorização no sistema dos registros de ocorrências realizados pelos servidores sendo, preferencialmente, tratadas diariamente;
  • Segunda Etapa: Homologação do Ponto Eletrônico - trata da aferição da frequência diária do servidor, especialmente quanto aos créditos de horas sendo, preferencialmente, tratada semanalmente ;
  • Terceira Etapa: Homologação da Frequência: é a confirmação de todos os lançamentos (homologação de ocorrências e ponto eletrônico) na frequência do servidor dentro de um determinado mês. 
• A homologação definitiva da frequência (3ª Etapa) ocorrerá obrigatoriamente até o 5º dia útil do mês seguinte, ou data divulgada pela SUGEPE, observando-se o calendário publicado no ‘Portal da Chefia da Unidade’ do SIGRH.
• A chefia que no momento da homologação final (3ª Etapa) detectar qualquer pendência na frequência do servidor sob sua responsabilidade deverá executar os lançamentos conforme a motivação devida.
• A ausência da homologação da frequência pela chefia imediata conforme calendário, implicará em restrições no sistema para requisições variadas, inclusive para a marcação de férias e homologações das folhas subsequentes.
• A frequência não homologada poderá ser regularizada no sistema em conformidade com o cronograma de abertura dos calendários, que será divulgado pela SUGEPE em comunicados mensais. Nesta situação, não há expectativa de efeito financeiro para a folha em referência. O calendário de reabertura estará disponível no ambiente do ‘Portal da Chefia da Unidade’ do SIGRH.
• As chefias imediatas e substitutos poderão se basear nos manuais operacionais (clique aqui).
• Na necessidade de regularizações de eventuais pendências na frequência homologada, a Chefia Imediata deverá entrar em contato com a SUGEPE (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.).

Quadro resumo do fluxo de homologações, contendo as três etapas de homologação (1ª Ocorrências, 2ª Ponto Eletrônico e 3ª Frequência).

11. Do direito à revisão da frequência 

• O servidor que não concordar com o resultado da homologação de sua frequência poderá solicitar reconsideração à sua chefia imediata, podendo ser realizado uma única vez.
• Todo pedido de reconsideração deverá ser formal, via e-mail institucional, observando os seguintes prazos:
  • a) Trinta dias para solicitação de reconsideração, a contar do ato de homologação;
  • b) A solicitação de reconsideração deverá ser respondida em até cinco dias pela autoridade competente.
• Ao servidor que tiver seu pedido de reconsideração indeferido, é garantido o direito de recurso à autoridade superior à sua chefia imediata.
• Todo o processo de pedido de recurso deverá ser formal, via e-mail institucional, em continuidade do pedido de reconsideração indeferido, observando os seguintes prazos:
  • a) Trinta dias para solicitação de recurso, a contar do ato de indeferimento da reconsideração;
  • b) A solicitação de recurso deverá ser respondida em até cinco dias pela autoridade competente.
• A revisão da frequência caberá exclusivamente às autoridades conforme dispostos nos itens anteriores, não cabendo à SUGEPE qualquer participação nas decisões.
• Caso haja deferimento da reconsideração/recurso, a chefia do servidor remeterá a decisão à SUGEPE, esta que providenciará as habilitações e/ou alterações em sistema, quando for o caso.
  
  

12. Das responsabilidades técnicas do sistema 

• Compete ao Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI) prover o suporte, manutenção corretiva, preventiva e evolutiva, backup, a garantia de segurança, integridade, armazenamento e preservação dos dados.
• Os requisitos de integração do sistema de controle eletrônico de frequência da UFABC com o Sistema Estruturante de Gestão de Pessoas do Órgão Central do SIPEC (SIAPE) são os definidos em ato próprio da unidade de tecnologia da informação do Órgão Central do SIPEC.
• O servidor que constatar problemas técnicos que impeçam lançamentos, consultas ou incorreções de registros, ou saldo de horas, deverá comunicar o fato à chefia imediata e abrir chamado via ‘Central de Serviços da UFABC’ a fim de que sejam corrigidos os problemas identificados.
• Na eventual indisponibilidade do sistema eletrônico, a SUGEPE comunicará oficialmente a forma de registro da frequência.
  
  

 Manuais de operação

Manuais de Frequência - Servidores(as) elencados a registrar a frequência e Estagiários(as) 

• Apresentação do Portal do Servidor - informações de consulta ao calendário mensal de homologação

Registro do Ponto e Consultas ao Espelho de Frequência:

• Registro do Ponto (horários de expediente) - recurso disponível a partir de setembro/2022
• Consulta Espelho de Frequência e Comprovante para Impressão - recurso disponível a partir de setembro/2022

Registro de ocorrências de ausências, licenças e afastamentos amparados por lei:

• Consultar, alterar ou excluir registro de Modalidade de Trabalho ou de Ocorrências/ Ausências
• Registro da Ocorrência: "Erro/ Ausência de Registro de Frequência" - recurso disponível a partir de setembro/2022

Registro de Ocorrências pelos participantes do Programa de Gestão (Regime Teletrabalho Parcial e Integral)

• Os servidores e estagiários participantes de qualquer "Modalidade de Execução" do PGD-UFABC deverão realizar o registro de ocorrências por meio do SIGRH, conforme Portaria da Sugepe 4498/2024
• Cadastro de ocorrrência Participantes do PGD.

Registro de horários de trabalho e horários especiais:

• Cadastro de horário de trabalho (com posterior homologação da chefia)
• Cadastro de horário especial para servidor estudante - link para o procedimento completo

Recesso 2024/2025

• Para ativação e utilização de suas funcionalidades, acesse o tutorial:
  Utilização e Reposição do Recesso do Final de Ano 2024/2025 

Manuais de Frequência - Servidores com função de chefia e Supervisores de Estágio

•  Apresentação do Portal da Chefia da Unidade - informações de consulta ao calendário mensal de homologação

Etapas para homologações de frequência:

• Homologar Modalidade de Trabalho ou de Ocorrência/Ausência solicitada pelo servidor (1ª ETAPA)
• Homologar Ponto Eletrônico (2ª ETAPA)  - recurso disponível a partir de setembro/2022
• Homologar Frequência (3ª ETAPA) - com envio definitivo para a SUGEPE
• Desfazer Homologação de Frequência - RESTRITO À SUGEPE - O ESTORNO DA HOMOLOGAÇÃO DEVERÁ SER SOLICITADO DIRETAMENTE À DAF.

Etapas para cadastro de horários da área e equipe:

• Dimensionamento de equipe  - 1ª etapa para cadastro de horário de trabalho da unidade/servidor
• Cadastrar/Alterar turno de trabalho da unidade (horário de expediente) - 2ª etapa para cadastro de trabalho de trabalho da unidade/servidor (a partir de setembro/22)
• Homologar o horário de trabalho cadastrado pelo servidor - 3ª etapa para cadastro de trabalho de trabalho da unidade/servidor

Homologações/registro de ocorrências de ausências, licenças e afastamentos amparados por lei e horários especiais:

• Cadastrar Modalidade de Trabalho ou de Ocorrência/ Ausência para o servidor
• Listar, Alterar ou Excluir Modalidade de Trabalho ou de Ocorrências para o servidor
• Homologar horário estudante cadastrado pelo servidor

Outras informações sobre o procedimento