Perguntas Frequentes

• Gestão de Cooperações/Convênios
• Formalização de parcerias
• Execução de Parcerias
• Prestação de Contas

Gestão de Cooperações/Convênios

A Assessoria de Cooperações Institucionais e Convênios (ACIC) está vinculada a quais macroprocessos no âmbito das parcerias?

Em linhas gerais, o desenvolvimento de uma parceria (cooperação/convênio) engloba no mínimo cinco grandes macroprocessos, todos descritos resumidamente como:

• Proposição: Orientação às unidades demandantes e ao público externo;
• Celebração: Negociação entre os parceiros, organização do fluxo documental, abertura e gestão do processo administrativo até a publicação do extrato da parceria no D.O.U ou site da ACIC, se for o caso;
• Execução/Monitoramento: A execução é de responsabilidade do Coordenador do projeto e sua equipe, incluindo a unidade demandante. A ACIC faz o monitoramento no conjunto geral de projetos apoiados pela Fundação de apoio, no âmbito das cooperações e convênios;
• Prestação de Contas: A etapa de Prestação de Contas envolve tanto os Relatórios produzidos pelo Coordenador do projeto, como os documentos emitidos pela Fundação de apoio, conforme o tipo da parceria. A análise é realizada pela unidade demandante e pela Pró-Reitoria de Administração (ProAd), cuja autorização para encerramento do respectivo processo é emitida pela CPCo.

A Comissão Permanente de Convênios – CPCo é uma comissão da ACIC?

Não, a CPCo é uma Comissão Assessoria dos Conselhos Superiores ConsUni e ConsEPE, sendo a ACIC um dos membros. O assessoramento executivo à Comissão é realizado pela Secretaria-Geral. Mais informações podem ser consultadas em “Comissão Permanente de Convênios - CPCo”.

A Fundação de apoio atua somente nas cooperações/convênios?

Não, ela é autorizada à UFABC e pode atuar em outras ações de responsabilidade das demais áreas da Universidade.

Formalização de parcerias

Parceria é o mesmo que convênio, TCTC, TED etc?

“Parceria” é um termo genérico, ou seja, nela se estabelece uma relação com um ente externo à UFABC para a execução de um Plano de trabalho, em regime de mútua cooperação. Convênio, Termo de Colaboração Técnico Científico (TCTC), Termo de Execução Descentralizada (TED) etc. são instrumentos para formalizar a parceria. Para mais informações, consulte “Celebração de Parcerias”.

Convênio é somente firmado com outro órgão público?

Por Decreto federal, o termo “Convênio” é utilizado para a transferência de dotações do orçamento da União a Estados, Municípios ou Entidades privadas sem fins lucrativos. Todavia, essa é uma nomenclatura utilizada com frequência para qualificar uma relação de cooperação.

O que envolve a formalização de uma parceria via ACIC?

Sempre que houver o desenvolvimento de um Plano de trabalho, em regime de mútua cooperação com um ente externo à UFABC (pessoa física ou jurídica), independente da transferência de recursos entre os parceiros. É através da parceria que resguardamos não apenas o Coordenador e sua equipe, mas a UFABC e o próprio parceiro, caso haja utilização de dados, desenvolvimento de propriedade intelectual, utilização do espaço físico e equipamentos do parceiro e da Universidade etc.

Como iniciar o pedido para uma parceria?

Primeiramente, o interessado na UFABC deve consultar a página “Celebração de Parcerias”, na qual estão disponíveis as informações das modalidades de instrumentos de parceria. A partir da modalidade de instrumento escolhida, existe um conjunto de documentos que devem ser produzidos e encaminhados internamente, conforme orientações na própria página.

O que é um Plano de trabalho?

Plano de trabalho é um documento base para celebração da parceria. Nele, constam todas as informações do projeto, como título, objeto, objetivo, metodologia, cronograma de atividades, planilha orçamentária etc.

Devo obrigatoriamente utilizar o modelo de instrumento disponível na página da ACIC?

Não é necessário. É possível a utilização de um modelo próprio do parceiro ou a inclusão/retirada de informações. Em caso de dúvidas, consulte a ACIC.

Como posso saber quais etapas a minha solicitação de parceria vai percorrer?

Em “Celebração de parcerias”, conforme a modalidade de instrumento escolhida, está disponível o fluxo resumido que o processo irá percorrer. Quando da abertura do processo administrativo, a ACIC também encaminha os dados do processo para a unidade demandante, a fim de que a área o acompanhe pelo SIG/SIPAC.

Posso fazer uma parceria guarda-chuva?

Não, segundo a Lei 8.666/1993, é preciso definir um objeto, com metas, prazos etc. Caso o interessado ainda não saiba o que deverá ser executado, há possibilidade de firmar um Protocolo de Intenções, que é uma etapa preliminar à parceria. Para mais informações, consulte “Parcerias sem recursos financeiros > Modalidade - Protocolo de Intenções”.

Posso solicitar a celebração de um Protocolo de Intenções para realização de projetos, planos já definidos?

Não, tendo em vista que o Protocolo de Intenções é um acordo de vontades, sem direitos e obrigações definidos. Nesse caso, recomendamos consultar os outros instrumentos de parcerias disponíveis em "Celebração de Parcerias".

Quando o projeto (Plano de trabalho) poderá começar a ser executado?

O projeto (Plano de trabalho) somente pode ser executado após a celebração do instrumento de parceria. Sua vigência se inicia a partir da publicação no D.O.U ou no site da ACIC. A ACIC sempre notificará o Coordenador do projeto e a unidade demandante quanto à data de início da parceria.

Qual o prazo de vigência da parceria?

O prazo de vigência deve ser estabelecido pelo Coordenador do projeto e o parceiro, considerando as especificidades do Plano de trabalho. Os instrumentos de parceria poderão ser celebrados em qualquer prazo e prorrogados, cuja vigência máxima é de 5 (cinco) anos/60 (sessenta) meses.

Quem pode encaminhar o pedido à ACIC para a celebração de uma parceria?

A solicitação deve ser encaminhada à ACIC pelo dirigente da unidade demandante, por exemplo: Diretor(a) de Centro, Pró-Reitor(a) etc. Para mais informações, consulte “Celebração de Parcerias”.

O que é o fiscal técnico da parceria?

O fiscal técnico é o servidor que deverá ser indicado pela unidade demandante, com a responsabilidade de acompanhar a parceria quanto ao aspecto técnico, contribuindo para que o projeto seja cumprido de forma regular e dentro dos prazos pactuados. A obrigatoriedade de indicação do fiscal é uma exigência prevista em lei e monitorada pelos órgãos de controle internos e externos. A ACIC apresentou à CPCo uma proposta de revisão da Resolução CPCo n° 01/2014, a fim de estabelecer as condições de exercício do papel de fiscal, já exigido pelo normativo.

Quem tem competência para assinar as parcerias?

Pela UFABC, o Reitor. Pelo parceiro, o representante indicado em Estatuto/Ato de delegação etc.

Sou servidor da UFABC, posso receber algum recurso financeiro pelo desenvolvimento do projeto?

Sim, os docentes da UFABC estão amparados pela Resolução ConsUni nº 219/2022 e os Técnicos-Administrativos (TA) pela Resolução ConsUni nº 169/2016. No caso de recebimento de bolsas, o docente deve preencher o documento “Declaração de Horas e Teto” e o TA, o documento “Declaração de Teto”. Caso os docentes não recebam qualquer valor de bolsa, a Declaração de horas é suficiente. Lembramos que o controle de horas do docente e a respectiva autorização são de responsabilidade do seu Centro de lotação.

*Atenção*: Para projetos financiados pela própria UFABC, não há previsão de normativo para pagamento de bolsa à docente.

A UFABC pode pagar bolsa direto para docente?

Não, a UFABC não tem regulamentação interna para pagamento de bolsa ao docente.

O meu projeto prevê o pagamento de "bolsa" para membro de equipe não vinculada à UFABC, é possível?

Segundo orientação jurídica, o pagamento de natureza "bolsa" é devido apenas a pessoas vinculadas à UFABC (servidores, discentes, pesquisadores colaboradores etc.) e a outras Universidades e/ou Instituições de Ensino e Pesquisa, desde que essas também sejam signatárias da parceria com a UFABC. Há a possibilidade de cadastramento de pesquisadores externos ao Programa Pesquisador Colaborador da UFABC. Mais informações podem ser consultadas no site da ProPes.

A unidade demandante da parceria será uma unidade administrativa diferente dos Centros, a declaração de horas/horas e teto dos docentes é a mesma do modelo, ou seja, assinada pelo Diretor?

Sim, pois todos os docentes são lotados nos Centros, sendo que a declaração de horas/horas e teto reflete a ciência/autorização do chefe imediato.

Caso a parceria pretendida tenha repasse de recursos financeiros pelo parceiro, qual o ponto importante que devo observar?

Se o parceiro permite o pagamento de custos adicionais: custo operacional da Fundação de apoio e a Taxa de Ressarcimento Institucional (TRI) da UFABC.

A parceria prevê recursos financeiros, mas a Universidade pode executar diretamente os valores, sem o auxílio da Fundação de apoio à UFABC?

Parceiros financiadores não integrantes do orçamento da União: Nesse caso, é necessário consultar previamente a Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional (ProPlaDI) para verificar se a Universidade tem disponibilidade orçamentária para executar as despesas. Caso sim, a formalização segue o rito “normal”, porém o Coordenador do projeto deverá contar com o apoio de uma equipe administrativa da Universidade, tendo em vista que os créditos orçamentários serão disponibilizados para unidade demandante da parceria. Para mais informações, consulte “Parceria que envolve recursos financeiros sem Fundação de apoio”.

Parceiros integrantes do orçamento da União: Nesse caso, é formalizado um TED e não é necessário consultar previamente a ProPlaDI, pois o outro órgão público federal descentraliza os créditos orçamentários para a UFABC. Todavia, o Coordenador do projeto deverá contar com o apoio de uma equipe administrativa da Universidade, tendo em vista que os créditos orçamentários serão disponibilizados para unidade demandante da parceria.

O parceiro pode gerenciar diretamente os recursos financeiros sem repasse à UFABC?

Seguindo orientação jurídica, se o financiador é da iniciativa privada, a resposta é não. Nesse caso, os recursos financeiros devem ser geridos diretamente pela UFABC e/ou Fundação de apoio. O parceiro poderá fazer a doação de materiais/equipamentos para a UFABC.

Em quais casos devo requerer o auxílio da Fundação de apoio à UFABC?

Exclusivamente nas parcerias com recursos financeiros. A Fundação é autorizada à UFABC para realizar o apoio aos projetos, incluindo a gestão administrativa e financeira desses. O auxílio deve ser sempre justificado, através do documento denominado “Justificativa para Contratação de Fundação de apoio”.

A Fundação de apoio autorizada representa a UFABC?

Não, a UFABC e a Fundação de apoio têm personalidades jurídicas diferentes. A Fundação de apoio é autorizada à UFABC para apoiar projetos de ensino, pesquisa, extensão etc. Para mais informações, consulte “Fundações de apoio”.

A Fundação de apoio autorizada atua sem custo?

Em princípio não, a Resolução ConsUni n° 159/2015 determina uma margem de variação da representatividade (%) do Custo operacional da Fundação sobre o valor total do projeto. Essa representatividade varia de acordo com as especificidades do projeto. Para mais informações, consulte “Ressarcimento Institucional (TRI)”.

Tenho dúvidas de como calcular a Taxa de Ressarcimento Institucional (TRI) e o Custo operacional da Fundação de apoio à UFABC.

Consulte “Ressarcimento Institucional (TRI)”. Lembrando que, no caso do Custo operacional, o Plano de trabalho deve ser avaliado previamente pela Fundação, a qual discriminará os seus custos para gerenciamento administrativo e financeiro do projeto.

É possível celebrar uma parceria com o apoio da Fundação autorizada à outra Universidade ou outra Instituição de Ensino/Pesquisa parceira?

A CPCo excepcionalmente autorizou casos dessa natureza na inviabilidade de participação da Fundação de apoio autorizada à UFABC, mas essa questão foi devidamente justificada no Plano de trabalho, que foi analisado pela Comissão.

Execução de Parcerias

Quais são as atribuições do Coordenador do projeto?

O Coordenador do projeto é responsável pela execução do Plano de trabalho, garantindo que as condições pactuadas sejam cumpridas, as despesas sejam legalmente executadas, os relatórios técnicos sejam produzidos, observando o prazo de vigência do instrumento de parceria e o cronograma de execução proposto. Portanto, ele exerce função administrativa e técnica. Ao final do projeto, o Coordenador deverá elaborar o Relatório Técnico de Execução (RTE), que, em princípio, é avaliado pelo órgão colegiado que aprovou o mérito da parceria, por exemplo, Conselho de Centro.

É possível alterar as condições pactuadas de uma parceria em andamento?

Primeiramente, é necessário consultar o instrumento de parceria nas cláusulas que tratam sobre alteração. Em nenhum caso é permitido modificar o objeto pactuado. Para mais informações, consulte a ACIC.

É possível remanejar despesas entre rubricas previstas no Plano de trabalho?

Se não há vedação no instrumento de parceria e nem limite de gasto para cada rubrica de despesa, é possível o remanejamento de valores entre rubricas de despesas já criadas.

É possível criar rubricas de despesas?

Sim, porém recomendamos consultar a ACIC para melhor avaliação, considerando as regras de cada instrumento de parceria.

É possível conceder bolsas para categorias (discente/docente/TA) não discriminadas no Plano de trabalho?

É expressamente proibido conceder bolsa para membro de equipe não previsto no Plano de trabalho ou na Ficha de Gestão de projetos que contam com o apoio da Fundação. Caso seja necessário incluir/substituir docente/TA indicado previamente, entrar em contato com a ACIC para obter mais informações.

O Coordenador do projeto pode doar os bens provenientes da parceria?

Não, eles devem permanecer sob a sua guarda e responsabilidade, sob pena de abertura de processo administrativo de apuração de responsabilidade. Inclusive, recomendamos que seja colocada uma etiqueta provisória no bem para evitar o seu desaparecimento. Ao final da parceria, normalmente, ele é doado à UFABC, conforme rito próprio estabelecido pela Divisão de Patrimônio/CGCCP/ProAd.

Tenho interesse em prorrogar a parceria, como eu devo proceder?

De acordo com disposto na Recomendação CPCo n° 01/2018, é de responsabilidade do Coordenador a observância quanto ao prazo de vigência dos instrumentos de parceria e respectiva solicitação de prorrogação, se for o caso. Para mais informações, consulte “Termo Aditivo”.

Prestação de Contas

Quem tem o dever de prestar contas?

Conforme Resolução CPCo n° 01/2014, é dever do Coordenador do projeto prestar contas dos projetos sob a sua responsabilidade. O prazo regulamentar é de até 30 dias após o término da vigência. Para mais informações, consulte “Prestação de Contas”.

Posso prestar contas somente no final do projeto?

Não. É de responsabilidade do Coordenador do projeto entregar os relatórios de acompanhamento previstos no Plano de trabalho, inclusive encaminhá-los ao parceiro, quando houver essa previsão no instrumento pactuado. Para projetos apoiados pela Fundação de apoio autorizada à UFABC, o Coordenador deverá apresentar Relatório semestral de atividades, conforme previsto na Lei n° 8.958/1994.

Quais as implicações pela falta de apresentação da prestação de contas pelo Coordenador do projeto?

De acordo com a Recomendação CPCo n° 03/2017, a ACIC deverá apresentar denúncia formal à Corregedoria-seccional da UFABC, após cumpridos alguns ritos. Mais informações podem ser consultadas em “Prestação de Contas”.

Assessoria de Cooperações Institucionais e Convênios (ACIC). Dúvidas: entre em contato com a ACIC..